勤めていた会社がとにかく会議や打ち合わせが多くて「参加する意味あるの?」と思うことが多くありました。
予定時間をオーバーすることが当たり前。ひどいときには1時間の予定だった会議が3時間近くになることもありました。
これだけ会議が多いともちろん業務に影響を受けます。通常の業務だけではなく、会議の議事録や資料を作るなど残業が多くなりました。
参加を断ろうとしても「必要だから」「重要だから」と聞く耳を持ってくれません。
業務の進捗に問題があったため、会議に参加しなかったことがありましたが、上司にきつく叱られました。
発言する機会もなく、ただいるだけなのに何の意味があるのかわかりません。

ムダな会議が多かった理由

議題が情報共有や振り返りだった

会議の議題が情報共有や振り返りといったもので、対象者が参加したあとで議事録を見れば終わりというものばかりでした。
情報についても事前に共有しておけばいいのに、会議でしか発言しないので冗長になり、無駄な時間を過ごしている感じです。
その場で考えている時間が長くなり、沈黙が続くことも…
準備が整っていない状況で会議を開く意味がわかりません。

時間通りに終わらない

議題が共有されていても、議論が延々と続き予定時間通りに終わらないことが何度もありました。
前回の会議のおさらいがやけに長いこともあり、事前に「議事録を読んでいるので早く続きを始めましょう」といったこともあります。
10分で終わるような内容でも1時間かける意味がわかりません。
議題が横道にそれて何の結論もなく終わったこともあります。

時間通りに始まらない

参加者に遅刻が多く、時間通りに始まることがありません。
会議の前に声をかけるのですが、忙しそうにしていて聞こえていなさそう(聞こえないフリ?)。
早めに来た人たちが待ちぼうけになることが何度もあり、あきれてしまいました。

改善するために貸し会議室を活用

ささやかな抵抗として、私が開く会議では社内の会議室が埋まる時間帯を見計らって近くの貸し会議室を利用していました。梅田駅近くに貸し会議室があり、会社からのアクセスもよかったので、社員はよくここを利用していました。
貸し会議室なら時間貸しになっているので、時間内に終わらせないといけません。ごちゃごちゃしている社内の会議室よりきれいなので気持ちよく使えます。会社の会議室のPCが重かったり、設備が古かったこともあり、貸会議室を使いたがる人は多かったように思います。

それでも会社の会議室が空いていたらどうしようもありません。
資料を事前に準備したり、アジェンダを共有したりしようと努力はしたのですが、ほとんどの人は事前に確認してくれませんでした。協力してくれる人もいましたが、それ以外にも時間にルーズすぎる環境が嫌になり、結局は退職してしまいました。

今思えばよく会社が回っていたなと思います。
今まで時間に厳しいタイプではないと思っていますが、仕事とプライベートな時間を分けたいので、ダラダラと続く会議がとても苦痛でした。
おかげで時間を大切にしたいと意識するようになりました。